Författaren och hennes make är anpassade operatörer i ett tredje generationens familjeföretag i Green Bay, Wis. Kathy Vander Kinter Stugfeber har satt in för de flesta i jordbrukssamhället vid den här tiden på året. För de flesta av oss har vi minst en månad på oss tills hjulen kan sättas igång igen. Kontrakten tecknas med både den anpassade operatören och kunderna, vallskördarna är redo att hugga och planteringsmaskinerna är redo att rulla. Vad kan vi göra nu?
Det här är ett lämpligt tillfälle att kolla in med kontorspersonalen för att se till att alla kommunikationslinjer är öppna och att korrekta rutiner är på plats för den kommande säsongen. Ibland får vi bra resultat när vi gör saker "off the cuff" eller på ett infall; de mest framgångsrika resultaten inträffar dock vanligtvis efter strategisk planering och med ett skriftligt protokoll.
Om ditt anpassade operativa företag är i mindre skala och precis har börjat, bestäm vem som ska övervaka dina personalresurser. Även om det låter lite tekniskt, behöver du i princip någon eller flera personer för att anställa och avskeda anställda. Bara om det vore så enkelt!
Att komma med en ansökan för potentiella anställda att fylla i och förbereda alla nödvändiga federala och statliga pappersarbeten är bara små delar av uppgiften. Under intervjuprocessen måste det finnas konsekvens från en intervju till nästa.
Ett standardprotokoll med frågor att ställa och arbetsförväntningar bör finnas på plats och presenteras för den potentiella medarbetaren vid tidpunkten för intervjun. Dessutom, genom att kommunicera ditt företags uppdrag och mål till en potentiell kandidat, ger du dem ett grepp om huruvida ditt jobb passar dem.
Testa dina SOP:er
Långt innan den potentiella anställningsintervjun ens äger rum, utveckla en handbok för standardoperationer (SOP). En SOP är en skriftlig uppsättning instruktioner som ett företag kommit överens om för att hjälpa anställda att förstå hur de ska utföra rutinjobb. En SOP kan vara så enkel eller så specifik som du vill att den ska vara.
Tänk på att det finns flera sätt att framgångsrikt utföra en uppgift. Överväg att nå ut till andra som utför jobbet på en regelbunden basis för deras synpunkter på bästa driftpraxis eftersom en dåligt skriven eller felaktig SOP i slutändan kan ställa in ditt företag för minskad produktivitet, negativ miljöpåverkan och äventyra anställdas säkerhet .
Hela syftet med SOP är att säkerställa att du tillhandahåller en säker arbets- och boendemiljö för alla samtidigt som du förhindrar utrustningsfel i fält (maximal operativ effektivitet) och kan användas som en utbildningsguide för alla nyanställda. Slutligen, efter att du har ett utkast färdigt, testa det. Be någon som utför jobbet regelbundet att följa proceduren för att se om resultatet blir som du förväntar dig. Testa det sedan på någon som aldrig har utfört jobbet och se om resultaten är konsekventa mellan de två individerna. Om båda individerna kan komma med samma resultat är du på väg mot en framgångsrik SOP. Använd SOP som en utbildningsguide och verktyg för ditt företag.
Dokumentförväntningar
En mer allmänt känd manual är en medarbetarhandbok där företagets värderingar, policyer, förmåner och rutiner sammanställs i ett lättläst och begripligt format. Återigen, detta kan vara så enkelt eller så omfattande som du vill. Jag skulle föreslå att du efter att ha utarbetat en handbok söker juridisk rådgivning för att säkerställa att alla rättsliga bestämmelser är inkluderade och inte har blivit felaktiga.
Slutligen bör personalhandboken alltid vara lättillgänglig för alla anställda och ses över på årsbasis. Anställningslagarna förändras hela tiden och nya skyldigheter implementeras regelbundet. Genom att följa dessa par steg kan du rädda ditt företag från ekonomisk förödelse samtidigt som du förser dina anställda med en värdefull resurs.
Medarbetarhandboken kommer att fungera som ditt företags uppsättning förväntningar och standarder för arbetsprestationer. Du kan välja vad som fungerar bäst för din enskilda verksamhet när det kommer till att utbilda anställda. Oavsett om du väljer att göra ett datorgenererat bildspel, en en-till-en utbildningsföreläsning eller ett praktiskt tillvägagångssätt, genom att följa exakt vad som står i SOP:erna och personalhandboken, bör alla anställda utföra varje jobb exakt likadant till ditt eget företag
standard av excellens.
Att följa efter att ha implementerat din personalhandbok och SOP kan vara den svåraste delen av hela processen. Det är lätt att ge en anställd som utför ett tillfredsställande arbete en lönehöjning. Det svåra jobbet är att disciplinera en anställd för undermåliga prestationer. Om du följt stegen fram till denna punkt kan processen vara mycket mindre stressande. Du kommer att ha en skriftlig uppsättning disciplinära åtgärder som du kommer att följa om ett problem uppstår; du kommer också att ha ett protokoll för att avgöra om den anställdes prestation uppfyller dina standarder för löneförhöjning.
Medarbetargenomgångar kan göras så ofta som ditt företag vill, med en årlig granskning som det vanliga standardprotokollet. Recensioner fungerar som företagets sätt att ge konstruktiv feedback och vägledning till medarbetaren och öppna dörren för diskussion in i den anställdes framtida tillväxt. Återigen, en medarbetargranskning behöver inte vara en smärtsam process om alla förväntningar och rutiner är dokumenterade från början. Dela med dig av dina anställdas prestationer och lycka till med skörden!
Den här artikeln publicerades i mars 2017 av Hö- och foderodlare på sidan 24.
Inte en prenumerant? Klicka för att hämta den tryckta tidningen.
