När din vinstmarginal är knivskarp eller obefintlig, du har säkert inte råd att förlora pengar på bedrägerier, stöld, eller överpriser.
De flesta företagsägare tänker inte på dessa risker, tills de får en hård knackning. Som revisor, Jag har sett dussintals sätt som människor stjäl och begår bedrägerier, och det är mitt jobb att hjälpa till att sätta kontroller på plats för att stoppa dem.
Det finns saker som kan hända runt din jordbruksverksamhet. Var uppmärksam och se upp för bedräglig aktivitet.
"Trust but verify" var ett av Ronald Reagans favoritord. En sak jag hör om och om igen är, "Jag behöver inte oroa mig för bedrägerier eftersom jag litar på alla jag gör affärer med."
Väl, tavlan i staden Dixon, Illinois, hade absolut förtroende för stadskontrollören som stal 53,7 miljoner dollar under 20 år.
Det är de människor vi litar mest på som har en möjlighet att stjäla. Du tittar inte på dem. Du tittar på de du inte litar på. Om en av dina betrodda leverantörer frågar varför du berättar om dessa påsar med frö, säg bara till honom att du inte litar på någon till 100% (inte ens dig själv) för att människor gör misstag.
Följande är några vanliga bedrägerier, stöld, och överladdningssituationer att se upp för:
Otillåten användning av kreditkort
Du behöver vanligtvis bara oroa dig för detta om du har anställda som springer runt och använder företagets kreditkort, men det kan också hända på avgiftskonton i din lokala järn- eller gårdsbutiker. Förutom anställda, du måste se upp för kriminella som sveper ditt nummer och börjar köpa saker. Undersök de månatliga avgifterna för att se till att de alla ser legitima ut, och börja ringa telefonsamtal om de inte gör det.
Felriktade kontroller
Om du har en utlagd revisor som skriver dina checkar, tro det eller ej, några har varit kända för att stjäla sin klients pengar. Ett sätt att göra det är att skriva checkar till sig själva och sedan skriva in checkarna i böckerna som om de var skrivna till någon annan, som elbolaget. En bonde berättade för mig att hans bokhållare använde sina gårdscheckar för att köpa personliga saker hos Sam. Granska dina checkbilder från banken varje månad och kvittonen som backar upp dem.
Överföra intäkter till ett extra bankkonto
Ingen tänker någonsin på möjligheten att någon stjäl checkar utställda till gården. Dock, det är inte för svårt. Du skapade bara ett annat konto i namnet ABC Farms på en ny bank längre ner på gatan. Sedan tar du en legitim ABC Farms gröda check från posten och lägger in den på gatan. Så, se till att intäkterna du förväntar dig att få faktiskt kommer till din bank.
Retur av delar eller tillbehör för kontant återbetalning
På nytt, detta är något lantbrukare kan göra. De kan köpa en onödig del till en traktor, och bara returnera den mot kontanter eller kredit inom ett par veckor. Så, se till att du fortfarande har alla delar och tillbehör du betalat för.
Att bli debiterad för mer än du fått
För bara ett par dagar sedan, mitt företag debiterades två gånger för en leverans av tonerkassetter. Om vi inte hade märkt det, vi skulle ha betalat dubbelt. Jag har sett detta hända många gånger för kunder – mest av misstag. Misstag eller inte, vara på jakt efter två räkningar för samma produkt. Samma sorts "misstag" kan hända genom att bli debiterad för 6 ton kalk istället för 4.
Helt falska fakturor
För några år sedan fick jag en faktura på 120 dollar med posten för fyra fall med tejp. För en minut, det verkade legitimt. Sedan bestämde jag mig för att jag inte beställde så mycket tejp. Den skyldige skickade bara ut falska fakturor till slumpmässiga företag, hoppas att de skulle betala. Jag är säker på att många gjorde det.
