Att hjälpa producenter att destillera affärsanalyser till en plan-på-sida var fokus för ett nyligen genomfört projekt koordinerat av Western Farm Business Farm Management (FBFM) Association i Illinois. Finansieras av North Central Extension Risk Management Education genom ett anslag från USDA National Institute of Food and Agriculture, projektet förbättrade FBFM:s deltagares traditionella affärsanalyspraxis.
"Vårt mål är att skapa nya, förkortade benchmarkingverktyg som producenter kan använda för att analysera sin verksamhet, säger Bob Rhea, projekt ledare. "Deltagare i vårt program får den traditionella, individualiserade affärsrapporter över deras årliga ekonomiska resultat och produktionsdata. Dessa rapporter är mycket detaljerade och kan innehålla flera sidor.”
Plan-på-en-sida-analysen kompletterar de detaljerade rapporterna genom att från dessa dra de viktigaste mätpunkterna och sedan rama in dem i en fyraårsplan.
"Planen ger en helhetsbild av en producents gårdsverksamhet, säger Rhea. "Den identifierar kritiska produktions- och finansiella riktmärken för två tidigare år såväl som innevarande år. Den ger också uppskattningar för det kommande året. Detta resulterar i en fyraårsplan som producenter kan använda för att förutse kostnadsminskningar som kan förbättra lönsamheten och kassaflödet."
Projektet genomfördes 2015, som råkade bli ett år av ekonomiska svårigheter för bönderna.
"Just då, vi visste inte att vi hade det lägsta inkomståret någonsin, säger Rhea. "Tillsammans med sjunkande lönsamhet, det skedde en erosion av nettoförmögenheten. Producenterna behövde en plan för att göra saker annorlunda under 2016.”
Med sitt fokus på att mäta och uppskatta lönsamhet och kassaflöde, Plan-on-a-page affärsanalys gör det lättare för producenter att hitta sätt att hantera produktion och ekonomi på ett sätt som hjälper dem att bättre navigera i ekonomiska svårigheter.
Att använda mätningar av lönsamhet och kassaflöde för att vägleda affärsledningsbeslut är särskilt viktigt i dagens finansiella klimat, säger Rhea. I tider av ökande ekonomiska svårigheter, att mäta och hantera kassaflödet blir ännu viktigare än att hantera lönsamhet.
"Ditt företag kan vara lönsamt samtidigt som det fortfarande har bristande kassaflöde, " han säger. "Du kan ha en vinst på $80, 000, till exempel, men fortfarande sakna 30 $, 000 för att betala familjens levnadskostnader eller skuldbetalningar.”
För några av de nästan 100 deltagarna i plan-på-en-sida-projektet, affärsanalys- och prognosprocesserna resulterade i betydande finansiella förbättringar. En familj gick med 200 dollar i förlust, 000 2015 till en vinst på 75 USD, 000 nästa år.
En annan producent implementerade sex steg för att förbättra kassaflödet med 125 USD, 000 (se berättelse på nästa sida).
"Visst kunde inte alla deltagare i projektet göra så betydande förbättringar av kassaflödet eller lönsamheten, säger Rhea. "De kunde verkligen förbättra sin ekonomiska ställning totalt sett, fastän."
Här är de sex steg som projektdeltagarna följde för att destillera sina affärsregister till en plan-på-en-sida.
1. Identifiera sex finansiella mätpunkter från verksamhetsanalysposter. Dessa mätpunkter inkluderade ränta som en procentandel av bruttointäkter, procentandel skuld till tillgång, driftskostnader i procent av bruttointäkter, avskrivning i procent av bruttointäkter, familjeliv som andel av bruttoinkomsten, och rörelsekapital i procent av bruttointäkter.
2. Upprätta en meritlista för mätpunkter. För att få en bild av möjliga mönster i det finansiella resultatet av deras verksamhet, deltagarna registrerade dessa mätpunkter från de föregående två årens affärsrekord, samt från innevarande års rekord.
3. Benchmark siffror mot jämförbara grupper. Projektarrangörerna sammanställde mätpunkterna för alla deltagare i FBFM-programmet och delade upp dessa efter åldersgrupp. Denna uppdelning hjälpte projektdeltagarna att se hur deras ekonomiska resultat jämfört med producenter i liknande ålder. För denna jämförelse, medeltal för tre åldersgrupper presenterades:producenter äldre än 60, de mellan 59 och 50, och de mellan 49 och 40.
"Familjens levnadskostnader, skuld-till-tillgångsförhållanden, och ränta som en procentandel av bruttointäkterna är särskilt beroende av ålder, säger Rhea. "Om du jämför dessa siffror med siffrorna för någon i samma åldersgrupp, det är lättare att se vad som kan behöva ändras."
4. Siffra produktionskostnader. Från befintliga register, deltagarna identifierade produktionskostnader för majs och sojabönor. I kostnadskategorier ingick kostnader för fertilitet, utsäde, kemisk, kraft, försäkring, hyra, och arbetskraft.
5. Bestäm produktionsriktmärken. Liksom de finansiella mätpunkterna, tre års produktionsriktmärken presenterades på planen-på-sidan. Dessa inkluderade avkastning och pris för både majs och sojabönor, tillsammans med bruttointäkter per hektar, och grödans insatskostnader per hektar.
6. Prognos kommande års prestation. Tillverkare analyserade kostnadskategorier för att hitta sätt att minska kostnaderna, inklusive familjens levnadskostnader. Från denna recension, de beräknade det kommande årets kostnader per gröda för insats av grödor, maskineri, över huvudet, och land.
Detta gav en total kostnad per tunnland per gröda. Från detta, kombinerat med avkastningsprognoser, de fastställde ett break-even-pris per skäppa.
"Att prognostisera sätt att minska kostnaderna som ett sätt att förbättra lönsamheten och kassaflödet uppmuntrar verkligen tänkande utanför boxen, säger Rhea. "Att granska de sammanfattade ekonomiska och produktionsresultaten på en plan-på-en-sida hjälper producenter att skriva en framtida affärsplan för större framgång."
Små steg för att minska kostnaderna
Producenter som deltar i Western Farm Business Farm Management plan-på-en-sida-projektet i Illinois hittade olika sätt att minska produktionskostnaderna som ett sätt att förbättra sin ekonomiska bild.
"Vissa bönder hittade sätt att minska kostnaderna för kontanthyra genom att välja att släppa mark med hög hyra, säger Bob Rhea, projekt ledare. "Andra kunde engagera hyresvärdar i en flerårig plan för att sänka hyran. Till exempel, det första året kan deras hyra sänkas med $15 per acre. Andra året, hyran skulle minska med ytterligare 10 dollar per tunnland. Tredje året, det skulle minska ytterligare."
Besparingar i insatskostnader resulterade från en noggrann analys av kostnadsfördelar och mer strategisk användning av gödselmedel beroende på befintlig marknäringsbelastning.
"Vissa producenter minskade kapitalersättningskostnaderna genom att hålla utrustning under en längre tid istället för att ersätta den, säger Rhea. "Att sälja onödiga delar av utrustningen resulterade också i kostnadsbesparingar."
Bonden som realiserade ett ökat kassaflöde till ett belopp av $125, 000 använde flera sätt för att åstadkomma det. Till att börja, han minskade kapitalköpen genom att reparera en traktor snarare än att byta ut den.
Han omstrukturerade också skulden. "Han hade en del kortfristiga skulder som han kunde omstrukturera till mellanliggande skulder, säger Rhea. "Det minskade hans årliga betalningskrav.
"Genom att testa jord, bonden fann att han kunde minska insatskostnaderna genom att använda mindre gödselmedel under ett år utan att skada avkastningen, ” tillägger Rhea.
Kortfattat, en betydande kostnadsminskning kan bli resultatet av rakningskostnader inom flera områden. "Du tar bara små steg, och så småningom når du ditt målvärde för total kostnadsminskning, säger Rhea.
Läs mer
Bob Rhea
217/593-7233
[email protected]
